Įmonei praverstų personalo vadovas, tačiau poreikio pilno etato pozicijai dar nėra? Tokiu atveju sprendimu gali tapti išorinis personalo vadovas – lanksti People Link paslauga organizacijoms, kurioms reikalingas strateginis HR palaikymas, aiškūs personalo procesai, paskirstytos atsakomybės ir nuoseklus personalo valdymas įmonėje.
Kodėl personalo valdymas yra svarbus?
Efektyvūs personalo sprendimai, personalo valdymo sistema ir ją koordinuojantis personalo vadovas – tai vienos iš svarbiausių organizacijos sėkmės sąlygų. Kai HR procesai yra gerai struktūruoti ir tvariai vykdomi, tai suteikia įvairias tiesiogines ir netiesiogines naudas:
Produktyvumo padidėjimas.
Pasauliniai tyrimai rodo, kad gerai organizuota personalo vadyba padidina darbuotojų produktyvumą vidutiniškai 20-30 %. Ką tai reiškia verslui? Per mažesnį laiką nuveikiama daugiau, procesai tampa efektyvesni, o rezultatai – spartesni.
Sumažėjusios darbuotojų kaitos išlaidos.
Netinkamai valdomas personalas gali kainuoti iki 213 % darbuotojo metinio atlyginimo. Efektyvūs personalo valdymo sprendimai (HR sistema) padeda sumažinti darbuotojų kaitą bei visas su ja susijusias išlaidas. Kitaip tariant, naujų darbuotojų poreikis tampa kur kas mažesnis, tad ir kandidatų paieškai, atrankai bei apmokymui prireikia skirti kur kas mažiau resursų.
Augantis ROI.
Efektyvi personalo strategija ir ją įgyvendinantis personalo vadovas gali suteikti iki 2337 % grąžos (ROI, angl. „return on investment“) jūsų verslui! Investicijos į personalo valdymą sugrįžta daugybę kartų – per efektyvesnius procesus, didesnį darbuotojų įsitraukimą ir mažesnes veiklos sąnaudas.
Kokias funkcijas perima išorinis personalo vadovas?
Išorinis HR vadovas gali perimti visą personalo valdymo funkciją arba atskirus jos komponentus, priklausomai nuo to, kur įmonei tuo metu labiausiai reikia palaikymo:
- HR procesų auditas;
- personalo procesų kūrimas ir efektyvinimas;
- personalo dokumentacijos valdymas;
- darbuotojų įvedimo procesas;
- veiklos vertinimo ir ugdymo procesai;
- darbuotojų išlaikymas ir kaitos prevencija;
- vadovų komandos konsultavimas;
- personalo konsultacijos darbuotojams;
- darbuotojų gerovės, įsitraukimo ar mikroklimato tyrimai.
Išorinis personalo vadovas – naudinga, kai:
auganti įmonė neturi (ar laikinai neturi) HR specialisto arba komandos, tačiau personalo valdymo procesai tampa pernelyg sudėtingi, imlūs laikui arba negalintys laukti;
HR komanda ar specialistas įmonėje yra, tačiau trūksta strateginio požiūrio, ekspertinių sprendimų;
organizacija susiduria su personalo ar gerovės valdymo iššūkiais arba pokyčiais: pvz., dažna darbuotojų kaita, vadovų keitimasis, restruktūrizacija ar kt.;
ieškote prevencinių sprendimų darbuotojų kaitai, mažėjančiam įsitraukimui ar nepasitenkinimui organizacijos mikroklimatui išvengti.
Kuo skiriasi vidinis ir išorinis personalo vadovas?
| Vidinis personalo vadovas | Išorinis personalo vadovas |
| Nuolatinė komandos dalis. | Lanksčiai įsitraukiantis HR partneris. |
| Tinkamiausias tada, kai reikalingas nuolatinis įsitraukimas. | Tinkamiausias, kai reikia papildomo HR palaikymo, pokyčių ar laikino personalo funkcijos sustiprinimo. |
| Dažniausiai perima visą kasdienį personalo procesų valdymą. | Gali perimti konkrečias funkcijas: pavyzdžiui, HR procesų auditą, personalo procesų kūrimą, darbuotojų įvedimo procesą, darbuotojų ugdymą. |
| Gerai pažįsta organizacijos kasdienybę iš vidaus. | Atsineša išorinį, nešališką požiūrį ir platesnę patirtį iš skirtingų organizacijų. |
Išorinis personalo vadovas su People Link: kaip atrodo mūsų darbo procesas?
1. Problemų identifikavimas, HR procesų ir darbuotojų gerovės auditas
Atliekame išsamų įmonės auditą. Naudojantis mokslu pagrįstais įrankiais (pvz., Tripod ar kokybiniais interviu), vykdomas personalo vertinimas – darbuotojų pasitenkinimas darboviete, organizacijos kultūros analizė. Audito rezultatai padeda identifikuoti darbdavio stiprybes, tobulėjimo galimybes, pastebėti darbuotojų teigiamas / neigiamas nuostatas ir numatyti darbuotojų kaitos rizikas.
2. Tyrimų rezultatų analizė
Išanalizuojame pirmojo etapo metu gautus duomenis ir pateikiame išsamų organizacijos Pokyčio planą su rekomenduojamais sprendimais ir atsakomybėmis.
3. Pokyčio plano įgyvendinimas
Diegiame individualiai Jūsų įmonei pritaikytą veiksmų planą, tiesiogiai dirbdami tiek su jūsų vadovų komanda, tiek su darbuotojais. Paruošiame visas reikiamas priemones ir įrankius, pritaikytus Jūsų organizacijai (pvz., kompetencijų modeliai, įvedimo planai naujiems darbuotojams, darbuotojų ugdymas), padedame sukurti naujas procedūras bei procesus.
4. Nuolatinis stebėjimas ir palaikymas
Kad nauji personalo valdymo sprendimai (HR valdymo strategija) veiktų, neužtenka tik sukurti procesų. Įgyvendinus kiekvieną sprendimą 2-3 mėnesius stebime, kaip organizacija pritaiko pokyčius. Atsižvelgdami į rezultatus, teikiame tolimesnes rekomendacijas ir prireikus papildomai konsultuojame.
5. Pagalba vadovams ir palaikymas
Viso proceso metu glaudžiai bendradarbiaujame su jūsų vadovų komanda: teikiamos personalo konsultacijos, padedami priimti svarbiausi personalo valdymo sprendimai. Mūsų tikslas – užtikrinti, kad vadovai turėtų visą reikalingą informaciją ir įrankius, kurių dėka priimami efektyvūs sprendimai HR srityje bei taip padidinama procesų sėkmė ir organizacijos veiklos efektyvumas.
Norite sumažinti personalo kaštus iki 40%?
Išorinis personalo vadovas – lankstus sprendimas augančioms ar pokyčius išgyvenančioms organizacijoms, kurių tikslas – profesionaliai valdomi personalo procesai be poreikio (ar galimybės) samdyti atsakingą žmogų pilnu etatu. Be to, tai – ir galimybė sumažinti personalo valdymo kaštus iki 40% vis dar užtikrinant aukštą veiklos efektyvumą.
Ką organizacijoje įgyvendina išorinis personalo vadovas? Teikia visapusišką ekspertinę pagalbą: nuo procesų optimizavimo ir dokumentų valdymo iki darbuotojų įsitraukimo stiprinimo ar vidinių pokyčių įgyvendinimo. Išorinis HR vadovas ypač naudingas norint išvengti ilgalaikių įsipareigojimų ir greitai prisitaikyti prie verslo pokyčių būtent tada, kai to labiausiai reikia.
Personalo vadovas: galimi paslaugų paketai
| Iki 30 darbuotojų, įmonėje nėra HR skyriaus | Daugiau nei 30 darbuotojų, įmonėje yra HR skyrius | |
| Darbuotojų gerovės tyrimas (Tripod metodika) | ✓ | |
| Personalo vertinimas, procesų auditas (darbuotojų pritraukimas, atranka, įvedimas, ugdymas, išlaikymas ir gerovė, atsisveikinimas) | ✓ | ✓ |
| Personalo valdymo procesų kūrimas / efektyvinimas | ✓ | ✓ |
| Atnaujintų personalo procesų aprašų parengimas | ✓ | ✓ |
| Vadovų komandos konsultavimas | ✓ | ✓ |
| Video mokymų parengimas | ✓ | |
| Vadovų komandos / darbuotojų ugdymas / mokymai | ✓ | ✓ |
| Personalo konsultacijos: darbuotojų konsultavimas HR klausimais | ✓ | ✓ |
| Kassavaitiniai nuveiktų darbų pristatymai | ✓ | ✓ |
| Projekto tęstinumo užtikrinimas | ✓ | ✓ |
| Komandinės matricos (komandos stiprybių / tobulintinų pusių išgryninimui) | ✓ | |
| 2500 EUR / mėn. | 3500 EUR / mėn. |
Kodėl verta rinktis People Link?
15 metų patirtis HR srityje: mūsų komanda nuolat seka rinkos tendencijas ir taiko naujausius mokslinius metodus, kad sprendimai būtų ilgalaikiai ir tvarūs.
Lietuvos ir Baltijos šalių rinkos ekspertai: turime gilias žinias apie darbuotojų elgseną Baltijos šalyse, todėl galime pasiūlyti sprendimus, kurie atitinka ne tik globalias praktikas, bet ir vietos specifiką.
Inovatyvūs, duomenimis ir mokslu grįsti sprendimai: Tripod testai, kokybiniai interviu ir kiti mokslu paremti įrankiai mums padeda įvertinti esamų darbuotojų savijautą darbo vietoje, bendrą organizacijos mikroklimatą bei gerintinas sritis. Taip galime tiksliai rekomenduoti personalo valdymo pokyčius, stiprinančius komandą ir auginančius įmonės efektyvumą.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip išorinis personalo vadovas (t. y., ne nuolatinis komandos narys), gali suprasti mūsų kultūrą ir vidinius iššūkius?
Vienas didžiausių pranašumų, dėl kurių praverčia išorinis personalo vadovas bei jo pagalba – tai šviežias, nešališkas ir objektyvus požiūris. Įsisukus į kasdienius darbus, viduje dažnai tampa sunku įžvelgti įsisenėjusias problemas, tai, kas trukdo sklandžiam procesų įgyvendinimui ar jaukiam įmonės mikroklimatui. Išorinis personalo vadovas padeda į šiuos iššūkius pažvelgti iš šalies, įvardyti tai, ko komanda galbūt net nepastebi. Visa tai atliekama remiantis mokslu pagrįstais sprendimais: iššūkių diagnozei naudojame Tripod testus, struktūruotus interviu bei kitus įrankius, kurie leidžia tiksliai nustatyti problemas bei pasiūlyti atitinkamus sprendimus.
Gerovės valdymas, personalo valdymas – sinonimai ar savarankiški procesai?
Personalo valdymas apima procesus, struktūras, dokumentaciją – jis leidžia įmonei ir jos personalui veikti sklandžiai nuo pirmųjų atrankos etapų iki darbuotojų ugdymo ar sprendimo palikti komandą. Gerovės valdymas labiau susijęs su komandos emocine būsena, įsitraukimu, pasitenkinimu ir motyvacija darbe. Tiesa, šie du aspektai negali veikti atskirai – tik tuomet, kai įgyvendinima ir nepriekaištinga gerovės, ir personalo vadyba, kuriama stipri organizacija, struktūruoti procesai ir produktyvi, efektyvi komanda. Puikus personalo valdymas įmonėje neužtikrinant gerovės – tai paprastai itin laikinas sprendimas, o gerovė be personalo valdymo ilgainiui tampa chaosu. Būtent todėl mūsų komandos darbas orientuotas į abiejų sričių darną ir viena kitos papildymą.
Personalo vadovas: ar ši paslauga skirta ir nedidelėms įmonėms, ar ji tinkama tik didesnėms organizacijoms?
Paslauga tinkama įvairaus dydžio įmonėms – sprendimus pritaikome pagal komandos dydį, esamus HR išteklius ir konkrečius poreikius. Dirbame tiek su nedidelėmis organizacijomis, turinčiomis iki 30 darbuotojų, tiek su vidutinėmis ar didesnėmis įmonėmis. Kiekvienu atveju vystome lankstų, situacijai pritaikytą bendradarbiavimą: padedame ten, kur reikia labiausiai – ar tai būtų procesų kūrimas nuo nulio, ar pagalba jau esamai personalo valdymo komandai.
Ar išorinis personalo vadovas gali būti naudingas, jei jau turime HR komandą ar personalo valdymo specialistą?
Tikrai taip – išorinis personalo vadovas nėra konkurentas ar kontrolė esamam specialistui. Tai – veikiau partneris, kuris padeda iš šalies pažvelgti į esamus procesus, įvardyti galimybes tobulėjimui ir, esant poreikiui, padėti įgyvendinti pokyčius. Dirbame tiek su įmonėmis, neturinčiomis HR komandos, tiek su tais, kurie turi vieną ar kelis specialistus, tačiau nori papildomos pagalbos, įžvalgų ar nepriklausomo vertinimo. Dažnai tai būna itin naudinga siekiant naujos krypties ar pokyčio įmonės kultūroje.
Ar esami įmonės darbuotojai palankiai priims išorinį personalo vadovą?
Mūsų patirtis rodo, kad išorinis specialistas dažnai pelno net didesnį pasitikėjimą nei vidinis kolega. Išorinis personalo vadovas nėra tiesiogiai susijęs su įmonės hierarchija, kasdieniais santykiais ar ankstesne patirtimi, tad neutralumas ir objektyvumas leidžia darbuotojams jaustis saugiau, atsiverti lengviau ir dalintis tikromis įžvalgomis. Tai padeda greičiau identifikuoti problemas, atpažinti neišsakytus lūkesčius ir kurti sprendimus, kurie atliepia realius komandos poreikius.
Kaip praktiškai atrodo bendradarbiavimas su išoriniu personalo vadovu?
Priklausomai nuo pasirinkto paslaugos paketo, bendradarbiavimas gali apimti reguliarų darbą su vadovų komanda, auditus, dokumentų rengimą, darbuotojų konsultacijas, pokyčių planų įgyvendinimą ir rezultatų stebėjimą. Mūsų įsitraukimas gali būti adaptuotas pagal Jūsų poreikius – nuo kelių dienų per mėnesį iki intensyvesnio laikotarpio reguliariai.
Kas yra išorinis personalo vadovas?
Išorinis personalo vadovas – tai HR partneris, kuris įsitraukia į įmonės personalo valdymą pagal sutartą poreikį ir apimtį. Jis gali padėti optimizuoti personalo procesus, atlikti HR procesų auditą, konsultuoti vadovų komandą, kurti ar efektyvinti darbuotojų įvedimo, ugdymo, išlaikymo ir kitus HR procesus.
Ką daro personalo vadovas įmonėje?
Personalo vadovas rūpinasi, kad personalo valdymas būtų aiškus, nuoseklus ir efektyvus. Jo atsakomybės gali apimti personalo procesų kūrimą, personalo dokumentacijos valdymą, darbuotojų įvedimo procesą, darbuotojų ugdymą, darbuotojų išlaikymą, vadovų komandos konsultavimą ir kasdienius HR klausimus. Išorinis personalo vadovas gali perimti visas šias funkcijas arba tik tas, kurioms tuo metu praverstų papildomos pagalbos rankos.
Kada įmonei reikalingas išorinis personalo vadovas?
Išorinis personalo vadovas įmonei reikalingas tada, kai personalo procesai tampa per sudėtingi valdyti tik vadovų ar administracijos jėgomis. Tai gali būti augimo etapas, darbuotojų kaita, pokyčiai organizacijoje, HR funkcijos nebuvimas arba situacija, kai esamai komandai reikia papildomos ekspertinės pagalbos. Tokiu atveju išorinis HR vadovas padeda įsivertinti situaciją, sudėlioti prioritetus ir įgyvendinti konkrečius personalo sprendimai.
Kuo išorinis personalo vadovas skiriasi nuo vidinio HR specialisto?
Vidinis HR specialistas dažniausiai yra nuolatinė komandos dalis, kasdien dalyvaujanti organizacijos veikloje. Išorinis personalo vadovas įsitraukia lanksčiau – pagal sutartą poreikį, projektą ar tęstinį palaikymą. Jis atsineša išorinį, nešališką požiūrį, platesnę patirtį iš skirtingų organizacijų ir gali papildyti esamą HR komandą tada, kai reikia audito, pokyčių plano ar strateginio HR palaikymo.
Kaip vyksta personalo procesų auditas?
Personalo procesų auditas prasideda nuo esamos situacijos įvertinimo: peržiūrimi HR procesai, atsakomybės, dokumentacija, darbuotojų kelionė ir vadovų bei darbuotojų patirtys. Prireikus gali būti pasitelkiami struktūruoti interviu, Tripod testai ar kiti mokslu grįsti įrankiai. HR procesų auditas padeda pamatyti, kur personalo procesų valdymas veikia sklandžiai, o kur reikalingi pokyčiai, aiškesnės atsakomybės ar nauji sprendimai.
Kiek kainuoja išorinio personalo vadovo paslauga?
Išorinio personalo vadovo paslaugos kaina priklauso nuo įmonės dydžio, HR funkcijos brandos ir pasirinkto paslaugų paketo. Įmonėms iki 30 darbuotojų, kuriose nėra HR skyriaus, paslaugos paketo kaina – 2500 EUR / mėn. Organizacijoms, turinčioms daugiau nei 30 darbuotojų ir esamą HR skyrių, paketo kaina – 3500 EUR / mėn. Galutinė bendradarbiavimo apimtis tikslinama individualiai, įvertinus konkrečios organizacijos poreikius.