Darbuotojų įvedimas virtualiu režimu: laiptai į denį (onboarding)

2022-03-03

Sėkmingas įvedimo procesas iki šiol buvo siejamas su išskirtiniu dėmesiu naujai ateinančiam darbuotojui ir įprasta manyti – gyva komunikacija. Pavyzdiniu atveju, darbdavys iki smulkmenų apgalvoja viską, nuo pirmojo darbuotojo žingsnio bendrovėje, darbų perdavimo, bei įliejimo į bendrą komandos veiklą.

Priežastis, kodėl kompanijos skiria šiam procesui tiek dėmesio ir resursų yra labai praktiška – tinkamai įvesti darbuotojai greičiau pademonstruos gerus darbo rezultatus, bus labiau įsitraukę ir patenkinti savo darbu.

Toms kompanijoms, kurios turi sistemingus naujokų įvedimo planus, veikiausiai bus lengviau šį procesą pritaikyti darbo pradžiai nuotoliniu būdu. Vis tik, įmonės, kurios neturi savo HR‘o arba naujus darbuotojus priima rečiau, neretai tokio proceso neturi ir joms gali kilti klausimas – kaip įvesti darbuotoją, jei fiziškai jis – kitapus ekrano? Svarbiausia nepamiršti, į ką reikia atkreipti dėmesį.

Planuodami naujoko prisijungimą užduokite sau klausimą, ar pasirūpinote visais svarbiais įvedimo lygiais. Bauer (2011) išskiriamas 4 C (Four Cs) modelis yra paremtas keturiais anglų kalboje C raide prasidedančiais aspektais: atitiktis, aiškumas, kultūra ir santykiai (compliance, clarification, culture, connection). Tam, kad jūsų naujasis darbuotojas sėkmingai įsilietų į organizaciją svarbu, jog jam būtų aiškios teisinės aplinkybės (kompanijos politika, galiojantys įstatymai), darbo pozicijos atsakomybės, tikslai ir lūkesčiai, organizacijos rašytos ir nerašytos taisyklės. Jis taip pat turėtų užmegzti tarpasmeninius santykius ir žinoti, kas organizacijoje už ką atsakingas.

Vien dirbant tame pačiame pastate ne visuomet pavyksta šiuos aspektus užtikrinti laiku, tad ką daryti, kad jie nepasimestų bendraujant tinkle? Dalinamės keletu minčių, į kurias galite atkreipti dėmesį planuodami procesą.

• Iš anksto pasiruoškite naujoko prisijungimui, informuokite komandą ir pasiskirstykite užduotimis (prisiminkite visas keturias C raides).
• Paskirkite atsakingą žmogų (pvz., „work buddy“), kuris padės naujam kolegai kilus klausimams, tačiau pasirūpinkite, kad naujokas susipažintų su visa komanda ir kitais kolegom, su kuriais bendraus. Naudokite sau įprastas video bendravimo priemones (Teams, Zoom, Skype, etc.) (kultūra ir santykiai).
• Per vieną dieną visą informaciją pristatyti yra sunku ir neretai neefektyvu, tad konkrečias temas išdėstykite laike ir šį planą pristatykite naujokui (galite tai iš anksto „užsibookinti“ kalendoriuje) (atitiktis). Geresniam informacijos įsisavinimui, derinkite skirtingas bendravimo ir informacijos suteikimo technikas, jeigu turite galimybę – atsižvelkite konkrečiai į naują komandos narį (jeigu atrankos metu atlikote asmenybės savybių testą, nesunkiai galėsite numatyti, ar naujam kolegai priimtiniau bus daugiau bendrauti akis į akį (video skambučiu) žodžiu, ar dalį informacijos pasiskaityti).
• Iš anksto suplanuokite tiesioginio vadovo ir naujoko pokalbį apie jo pozicijos tikslus ir uždavinius, ką naujokas turi pasiekti ir įgyvendinti, kad būtų sėkmingas kompanijoje (aiškumas). 
• Deleguodami darbus skirkite laiko aiškiai įvardinti lūkesčius – tai suteiks darbuotojui aiškumo ir padidins šansus, kad pirmieji naujoko darbai bus sėkmingi – sutaupysite sau laiko vėliau (aiškumas).
• Naujas darbuotojas ne dažnai yra užtikrintas savimi, tad būtinai duokite pastovų grįžtamąjį ryšį apie tai kaip jam sekasi, kiek jo atlikti darbai atitinka organizacijos standartus. Duokite pozityvų grįžtamąjį ryšį ten, kur galite, ir parodykite augimo galimybes (aiškumas).
• Suteikite galimybę naujokui kuo daugiau bendrauti su kolegomis. Dirbdami nuotoliniu būdu prarandame kad ir trumpą pabendravimą prie kavos aparato, virtuvėlėje pietų metu nebesusitinka skirtingų komandų ar skyrių atstovai. Tai reiškia, kad santykių kūrimui turime įdėti daugiau sąmoningų pastangų nei iki šiol. Pagalvokite, kokie būdai, atitinkantys jūsų kompanijos kultūrą, būtų tinkami? Tai gali būti tiek rytinis kavos puodelis su kolegomis susijungus video skambučiu kalbant ne apie darbą, tiek kas tam tikrą laiką kolegų organizuojami trumpi web’inarai apie jų skyrių aktualijas dirbant nuotoliniu būdu, po kurių visi galėtų pasidalinti savo mintimis ir klausimais (santykiai).
• Pasirūpinkite, kad naujas kolega jaustųsi įtrauktas – prijunkite jį prie visų savo bendravimo kanalų, t.y., ne tik sukurkite jam pašto dėžutę, bet ir priimkite į socialinės medijos ir kitus jūsų naudojamus kanalus (santykiai).

Galiausiai, nepamirškite, kad tai, kas jums gali atrodyti akivaizdu arba common sense, greičiausiai bus nauja prisijungiančiam kolegai. Pasiteiraukite jau apšilusių kojas, tačiau dar prisimenančių savo startą kompanijoje kolegų, kas jiems buvo naudinga ir kokios informacijos trūko pradėjus dirbti. Tai gali suteikti labai daug vertingų įžvalgų.